W każdej firmie, bez względu na to, czy prowadzi rachunkowość pełną, czy uproszczoną, przetwarza się wiele dokumentów księgowych. Ich prawidłowa organizacja usprawnia pracę, a także zapobiega ewentualnej utracie danych. Pozostaje jednak pytanie, jak ją przygotować i dostosować do profilu działalności firmy? Przekonaj się!
Na czym polega organizacja dokumentów księgowych?
Organizacja dokumentów księgowych to w rzeczywistości zaplanowanie schematu obiegu, a następnie zasad przechowywania i niszczenia. Warto pamiętać, że tego rodzaju akta najczęściej przebywają długą drogę, zanim trafią do segregatora. Ze względu na różnorodność dokumentacji księgowej, pod kątem jej obiegu należy zadbać o to, aby:
- dostęp do niej miały wyłącznie osoby uprawnione,
- nie była zbyt długo przechowywana w jednym dziale (w tym kontekście pomocny okazuje się elektroniczny obieg dokumentów),
- trafiała do archiwum niezwłocznie, gdy tylko nie będzie już potrzebna w bieżącej pracy.
Ponadto przedsiębiorcy powinni zaplanować archiwizację dokumentów księgowych, która szeroko została omówiona na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. Prawidłowe jej przechowywanie gwarantuje stały dostęp do informacji, a jednocześnie redukuje ryzyko wycieku danych.
Jak przechowywać dokumenty księgowe?
Przechowywanie dokumentów księgowych rozpoczyna się od ich prawidłowego sklasyfikowania. Najczęściej leży to w gestii pracownika działu księgowości, chyba że firma zatrudnia specjalistę ds. archiwizacji. Następnie dokumenty zostają zapakowane do teczek, segregatorów lub specjalnych kartonów, które trzeba odpowiednio opisać. Dokumentacja księgowa otrzymuje oznakowanie B5 (B – ponieważ podlega utylizacji, 5 – jest niszczona po upływie 5 lat).
Akta księgowe powinny być przechowywane w suchym miejscu. Ważne, aby zabezpieczyć papier przed degradacją, na którą jest podatny. Obecnie istnieje też możliwość archiwizowania dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Jest to wygodne rozwiązanie, zwłaszcza jeśli księgi rachunkowe prowadzimy przy pomocy programów komputerowych. Tutaj jednak należy zachować dużą dozę ostrożności – dokumenty trzeba chronić przed utratą np. poprzez regularne sporządzanie kopii zapasowych.
Dokumenty finansowe, księgowe i podatkowe mogą też archiwizować firmy zewnętrzne. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. Takie rozwiązanie może być korzystne z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy do tej pory w proces archiwizacji angażowali pracowników działu księgowości.
